Lediga jobb som VD-sekreterare i Uppsala

Vill du genom ett nära stöd till generaldirektören bidra till Livsmedelsverkets utveckling och bidra till säkra livsmedel, hållbar livsmedelskonsumtion och till Sveriges livsmedels- och dricksvattenförsörjning?  Lockas du av att utveckla stödjande och effektiva administrativa processer är detta rollen för dig!

Varför Livsmedelsverket?
Livsmedelsverket arbetar för att säkerställa att mat och dricksvatten är säkra, rätt märkta och hållbara för Sveriges konsumenter. Vi spelar en nyckelroll i Sveriges civila försvar och för en robust livsmedelsförsörjning. Genom effektivt och kvalitetssäkert arbete tar alla medarbetare ansvar för uppdrag och utveckling, och genom vårt medledarskap främjar vi engagemang och lärande.

Din roll
Du arbetar på generaldirektörens uppdrag med administrativt stöd och planering. Som GD-sekreterare rapporterar du till stabschefen och tillhör GD stab. Du har en central roll på myndigheten som generaldirektörens närmaste stöd.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ge stöd och service till GD genom att:


• Hantera GD:s kalender, mötesförfrågningar och bokningar.
• Göra resebokningar och förberedelser inför GD:s resor.
• Föra protokoll vid möten.
• Ansvara för och utveckla processen för GD-ärenden, ärenden till ledningsgruppen och myndighetens insynsråd.
• Bidra till planering och genomförande av myndighetens evenemang, till exempel chefsforum och myndighetsgemensamma trivselaktiviteter.
• Vara nyckelperson för välfungerande kontaktvägar, såväl internt på myndigheten och externt.
• Ge administrativt stöd till GD stab genom exempelvis fakturahantering, bokningar och beställningar.

Du tar tillsammans med dina kollegor ansvar för verksamhetens gemensamma uppdrag och resurser samt målgruppers behov. Vidare gör du genomtänkta prioriteringar i arbetet och levererar i enlighet med uppsatta mål. Du omvärldsbevakar för att inhämta nya perspektiv, upprätthåller relevant kompetens och anpassar ditt arbete till verksamhetens krav och förutsättningar. 

Du får även möjlighet att vara medlem i GD-sekreterarföreningen. Det innebär tillgång till ett brett nationellt nätverk för myndighetsöverskridande erfarenhetsutbyten och samarbeten.

GD stab
Staben ger strategiskt och administrativt stöd till generaldirektören och myndighetsledning. GD stab ansvarar för att stödja myndigheten med verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning samt bidra till att myndigheten når resultat och uppsatta mål. På uppdrag av generaldirektören ska staben leda och stödja strategiskt förändrings- och utvecklingsarbete inom hållbarhet, innovation och arbetet med förenklingar för företag. Årsredovisning, budgetunderlag och de regeringsuppdrag som Livsmedelsverket tilldelas samordnas av GD stab. Stabens arbete ska bidra till hög effektivitet, kvalitet och resultat för myndigheten.

GD stab består av stabschef, GD sekreterare, verksamhetssamordnare, verksamhetsutvecklare samt verksamhetscontroller.

Din kompetens
Vi söker dig som har flerårig aktuell och dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i nära samarbete med en verksamhets högsta ledning. Erfarenhet som GD-sekreterare eller motsvarande ses som meriterande. Du har akademisk utbildning inom för tjänsten relevant område eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Rollen ställer höga krav på administrativ skicklighet, noggrannhet och effektivitet. Du har mycket god digital kompetens och utmärkta kunskaper i Office-paketet samt erfarenhet av fakturahantering. Det är meriterande om du har goda kunskaper om offentlig förvaltning och statliga myndigheters uppdrag, organisation och regelverk så även om du arbetat med diarieföring.

Vidare utrycker du dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska.

Dina personliga egenskaper
Du trivs i en serviceinriktad roll och har lätt för att skapa och bibehålla goda relationer, både internt som externt.

För att lyckas i rollen är du strukturerad, självgående och ansvarsfull, med en hög grad av kvalitetsmedvetenhet och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

Arbetet som GD-sekreterare kräver god planeringsförmåga och förmågan att prioritera i en föränderlig miljö. Du är därför tålmodig, stresstålig och trivs i en dynamisk vardag där prioriteringar snabbt kan ändras.

Du är självständig men också samarbetsinriktad och prestigelös. Med gott omdöme och hög integritet planerar och strukturerar du ditt arbete, och du är initiativtagande samt proaktiv i ditt förhållningssätt. Du har ett öga för ordning och reda och bidrar till en välfungerande och professionell arbetsmiljö.

Vi arbetar i en myndighet i tillväxt där vi löpande ser över och utvecklar våra arbetssätt för ständiga förbättringar, du bör därför vara utvecklingsinriktad, lösningsfokuserad och bjuder in till och är öppen för samarbeten och nya perspektiv som förbättrar våra leveranser. Du är öppen för nya arbetssätt och delar kompetens och lärdomar för att stärka vår gemensamma förmåga.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Välkommen att kontakta oss
Du är välkommen att kontakta rekryterande chef Hanna Dufva. Representant för Saco-S  är Ulla-Kaisa Kovisto Hursti och för ST Anneli Widenfalk. Samtliga nås via vår växel, tel. 018-17 55 00.

Sista ansökningsdag är 2025-11-26. Ansök via platsannonsen på Lediga jobb (livsmedelsverket.se), märk ansökan med diarienummer 2025/03968.

Ansökan ska vara skriven på svenska.

Denna tjänst är placerad i säkerhetsklass och svenskt medborgarskap är därmed ett krav för anställning. En säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med gällande säkerhetsskyddslagstiftning.

Mer information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare, heltid. Vi tillämpar 6 månaders provanställning.

Tillträde: Omgående, enligt överenskommelse

Organisationstillhörighet: GD stab

Placeringsort: Uppsala

All tillsvidareanställd personal vid Livsmedelsverket är krigsplacerad inom myndigheten.

Inför intervju
Betyg, intyg och ID-handling som styrker din ansökan tas med vid en eventuell intervju.

Vi gör vår bedömning grundat på den information som finns i ansökningshandlingarna och var därför tydlig med att beskriva hur du uppfyller kvalifikationerna.

Välkommen med din ansökan!
Denna rekrytering sker helt genom Livsmedelsverkets försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare. Visa mindre

Är du en driven och organiserad Office Coordinator som trivs i en dynamisk miljö? Här får du möjlighet att arbeta tillsammans med ett kompetent team i en inspirerande och global arbetsmiljö. Låter det intressant? Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Vi söker nu en driven och organiserad person till en roll som Office Coordinator till vårt innovativa kundföretag i Uppsala. I denna dynamiska roll kommer du att ha en nyckelposition och arbeta nära alla delar av organisationen. Du kommer att arbeta i en inspirerande och föränderlig miljö med fokus på att stärka företagskulturen och bidra till framgångsrika initiativ.

Detta är ett konsultuppdrag där du anställs som konsult av Jurek Talents. Som konsult hos oss på Jurek är du anställd hos oss och uthyrd till en eller flera av våra olika kunder. Förutom en mängd förmåner som friskvårdsbidrag, försäkringar, kollektivavtal och karriärmöjligheter, erbjuds du möjligheten att utöka dina erfarenheter och kompetenser samtidigt som du bidrar med dina värdefulla kunskaper.

Arbetsbeskrivning
I denna roll kommer du att ansvara för den dagliga kontorsdriften, inklusive administration samt samordning av extern IT-support. Du stödjer introduktionen av nyanställda. Vidare driver du initiativ för att stärka företagskulturen och medarbetarnas engagemang. Du kommer även vara Executive Assistant till VD och bistå i administrativa uppgifter samt samarbeta kring internkommunikation och HR-projekt.
Dina arbetsuppgifter kommer därav bl.a. innefatta:

• Administration av kontorskontrakt, leverantörer, kontorsmateriel och möteshantering.

• Planering och bokning av resor samt hantering av tjänstebilar.

• Samordning av extern IT-support för att säkerställa smidig drift.

• Stödja introduktionen av nyanställda och säkerställa en välkomnande och effektiv start.

• Driva initiativ för att stärka företagskulturen och medarbetarnas engagemang, exempelvis genom friskvårdsinitiativ, företagsevent och konferenser.

• Vara Executive Assistant till VD och bistå i diverse administrativa uppgifter.

• Samarbeta kring internkommunikation och delta i HR-projekt, såsom utveckling av interna policyer och riktlinjer.

Om dig
För att lyckas i rollen har du 2-3 års erfarenhet av administration och kontorskoordinering, samt en stark förmåga att organisera och hantera flera uppgifter samtidigt. Du behärskar Microsoft Office och talar samt skriver både svenska och engelska. Du har ett "people-first"-tänk och är duktig på att bygga relationer och främja inkludering inom teamet. Du är en skicklig kommunikatör och trivs med att arbeta proaktivt i en föränderlig miljö. Med ditt intresse och förmåga att se människor bidrar du till ett engagerat och energifyllt team.

Du erbjuds
Tjänstens omfattning är 100% med start i april eller enligt överenskommelse. Uppdraget pågår initialt t om årsskiftet 2025-2026. Arbetstiderna är förlagda vardagar dagtid med viss möjlighet till flex och hybridarbete efter överenskommelse med närmsta chef.

Ansökan
Då urvalsprocessen och intervjuer sker löpande är du varmt välkommen med din ansökan så snart som möjligt via www.jurek.se. Vid frågor angående tjänsten är kontakta gärna ansvarig rekryteringskonsult Hanna Kaponen på [email protected]

Om oss
Jurek Recruitment & Consulting grundades 2006 av serieentreprenören Shervin Razani och är ett växande företag med fokus på flexibla och kundanpassade rekryterings- och konsulttjänster. Vi rekryterar och hyr ut talanger inom en mängd områden, från studenter till erfarna akademiker, med specialistkompetens. Våra uppdrag spänner över områdena juridik, ekonomi, HR, marknad/kommunikation, administration och management. Då varje uppdrag är unikt arbetar vi för att alltid skapa en perfect match för våra konsulter och kunder.

Konsult hos Jurek
År 2024 utsågs vi till en av Sveriges 100 mest attraktiva arbetsgivare av Karriärföretagen. Det är fint att få ett kvitto på vårt viktiga arbete med att erbjuda unika karriär- och utvecklingsmöjligheter. Som konsult hos oss får du chansen att arbeta på spännande arbetsplatser inom olika branscher och vid din sida har du alltid en dedikerad konsultchef som stöttar dig under ditt uppdrag och hjälper dig framåt i din karriär. Du kommer dessutom bjudas in på flera spännande nätverksträffar och aktiviteter tillsammans med konsultchefer och övriga konsulter på Jurek.
Nyfiken på att veta mer om hur det är att konsulta via oss? Spana in vad våra konsulter säger här: https://jurek.se/konsult-hos-oss-pa-jurek Visa mindre

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på [email protected] eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science Visa mindre

Nu söker vi för vår kunds räkning en VD-sekreterare som vill stödja Site Senior Leadership i Uppsala. Vi söker dig som har erfarenhet från en global verksamhet och tidigare erfarenhet från liknande tjänster. Vi arbetar med urvalet löpande, skicka därför in din ansökan redan idag!

OM TJÄNSTEN
Vi söker nu en VD-sekreterare till vår kund i Uppsala. I denna roll kommer du att rekommendera och driva utvecklingsprojekt samt förbättringsarbete relaterat till administrativa processer och strukturer. Du kommer att fungera som en brygga och främja positiv kommunikation mellan Uppsala SLT och interna och externa funktioner/personer/aktiviteter/forum. Du kommer att samla in och analysera data samt sammanställa rekommendationer för beslut avseende olika typer av administrativa policyprocesser och agera som en "gatekeeper" för delar av Site Leadership-kalendern med minimal påverkan, samt planera och koordinera så att mötesschemat följs och respekteras. Positionen är kontorsbaserad på vår kunds kontor i Uppsala.

Uppdraget är en del av vår personaluthyrning. Du kommer vara anställd av Academic Work och arbeta som konsult hos vår kund. Det är start så snart som möjligt och uppdraget kommer pågå i minst 12 månader framåt. Förutsatt att alla parter är nöjda med samarbetet finns chans till förlängning och anställning.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

I tjänsten som VD-sekreterare arbetar du i en varierad och spännande roll där bland annat följande arbetsuppgifter ingår:


* Tillhandahålla en mängd olika administrativa uppgifter och fungera som kontorsstöd
* nsvara för kommunikation mellan Sr Ledarskap och platsavdelningar/funktioner
* Förbereda och presentera relaterade rapporter
* Säkerställa att material och rapporter för underskrift är korrekta och fullständiga
* Samla in och analysera data
* Ordnar resor, hotellboende och mötesplanering efter behov för Sr Ledarskapsteamet


VI SÖKER DIG SOM
- Har erfarenhet av administrativa ledningsmetoder och rutiner i ett globalt företag
- Har principer och metoder för god affärskommunikation
- Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska, då arbetet sker på båda språken
- Har kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning
- Har erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint
- Har erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
- Tillitsfull
- Ordningsam
- Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Visa mindre

Är du en VD-Assistent / Executive Assistant och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala med start i oktober! 

Om uppdraget
Som VD-Assistent / Executive Assistant hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 6 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Tidigare erfarenhet av att arbetat som Executive Assistant, Chefsassistent eller någon annan liknande roll
• Självständig, motiverad och driven
• Utmärkt kommunikationsförmåga i svenska och engelska, så väl i tal som skrift
• Förmåga att arbeta noggrant och effektivt under press
• Noggrann men samtidigt inte rädd för att fatta beslut
• Trygg att integrera med ett stort spektrum av människor interagera och externt, i olika situationer

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på [email protected] eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science Visa mindre

LF Uppsala

Om jobbet
Som vd-koordinator arbetar du nära vår vd, företagsledning och styrelse. Du får stor inblick i vad som står högst på agendan för vårt företag, dess styrning, affär och regelverk. Vi ställer höga krav på engagemang, delaktighet och integritet. 

Dina arbetsuppgifter är varierande och innefattar bland annat att hantera och prioritera vd:s kalender och mejl. Du är involverad i flertalet av de frågeställningar som finns i en vd:s vardag och du ligger steget före vd i planeringen. Du är van att arbeta självständigt med olika typer av projektuppdrag och rapporterar resultatet till vd och ledning. I rollen ansvarar du för att ge administration och service kring styrelsemöten, ledningsmöten och strategiseminarier med planering, bearbetning och sammanställning av innehåll, agendor och presentationer. 

Vem är du?
För att vara framgångsrik och trivas ska du känna igen dig i LF Uppsalas värderingar affärsmässig, handlingskraftig och engagerad.

Du är prestigelös, pragmatisk och lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta, skapa förtroende och bygga goda relationer. 
Du tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter, tar egna initiativ och levererar i tid och med mycket hög kvalitet. I ditt arbete kommer du att hantera många arbetsuppgifter av olika karaktär, vilket ställer höga krav på organisatorisk förmåga, noggrannhet, struktur, och genuin servicekänsla. För att trivas i rollen behöver du vara flexibel, snabbt kunna ställa om och anpassa dig till förändringar och ha förmågan att prioritera under hög arbetsbelastning. Du har goda datakunskaper och anammar snabbt nya digitala verktyg. Du har god kommunikativ förmåga och uttrycker dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska och du kan anpassa språket till olika målgrupper och syften. Resor förekommer och vi ställer krav på B körkort.
Vi tror att du har en högskoleutbildning och några års arbetslivserfarenhet.  

Låter det spännande?
Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta vd Fredrik Nyberg, 018-68 55 05. Facklig kontaktperson för Forena är Gunnar Rydvall, 018-68 55 58.
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start enligt överenskommelse. Urval och intervjuer kommer att ske löpande därför tar vi gärna tar emot ansökan redan idag.

LF Uppsala är inget utan dig
Att jobba i ett företag med 150 000 ägare är annorlunda. Vi måste till exempel vara extra bra på att se och förstå de verkliga behoven hos människor och företag som lever och verkar här. Därför utvecklar vi ständigt nya trygghetsprodukter och tjänster och bidrar till hållbarheten i vårt län, på riktigt. Vi backar och investerar i initiativ, infall och projekt, stöttar föreningar och organisationer. Resultatet ser vi omkring oss: Mer gemenskap, som ger långsiktiga samhällsvinster så det räcker och blir över – till våra kunder och alla omkring. Alla som gör vårt län till vad det är. På så vis bidrar du till närområdets samhällsutveckling, både som kund och medarbetare. Uppsala län är inget utan dig.

Sista ansökningsdag: 2024-10-14 Visa mindre

Är du en nyfiken, systematisk och trygg administratör med intresse för internationella frågor och har du rentav arbetat inom svensk statsförvaltning? Då letar vi efter dig!

Nordiska Afrikainstitutet (NAI) är en svensk myndighet under Utrikesdepartementet som arbetar på uppdrag av regeringarna i Sverige, Finland och på Island. Vårt uppdrag är att bedriva forskning och sprida kunskap och förståelse om samhällsutvecklingen i det moderna Afrika. Hos oss jobbar drygt 30 personer från både Sverige, övriga Norden och andra länder i världen. Kollegorna är fördelade på fyra enheter som leds av var sin chef. Arbetsspråket är engelska.

Du är metodisk och serviceinriktad. Har stor erfarenhet av administration och chefsstöd samtidigt som du motiveras av att förbättra och välkomnar idéer som kan utveckla arbetsprocesser.

I jämförelse med de flesta andra myndigheter är vår organisation liten, vilket innebär att vi alla kan behöva hugga i med uppgifter som ligger utanför våra förväntade roller. Det här skapar en särskild laganda hos oss! För dig som direktörsassistent kan det innebära att boka externa möten och ta anteckningar men även att diskutera förbättringar i våra rutiner, i våra digitala verktyg och hur vi kan samarbeta mellan våra enheter.

Du kommer att jobba nära vår direktör, men huvudsakligen vara en del av enheten för Förvaltning och verksamhetsutveckling vilken arbetar med följande områden: Ekonomi, HR, lokaler, IT/telefoni, arkivfrågor, upphandling, årsredovisning och samordning av externa samarbetspartners inom det administrativa området. Vi är varandras bollplank och alla bidrar med viktiga perspektiv i verksamhetsutvecklingen.

Låter det som du? Då vill vi höra av dig!

Huvudsakliga arbetsuppgifter


• administrativt stöd till institutets direktör gällande möten, schemaläggning, resor och andra aktiviteter


• stödja och utvärdera institutets verksamhetsprocesser tillsammans med enhetens chef
• organisera och följa upp från möten med institutets program- och forskningsråd samt vara kontaktperson för rådets medlemmar.


• delta i styrningen av vår årliga verksamhetsplanering och rapportering genom sammanställning av rapporter och bakgrundsdokumentation.
• producera och uppdatera dokumentation,
• stödja utveckling och uppföljning av myndighetens planerings- resultat- och rapporteringsprocesser.
• andra administrativa uppgifter som delegerats av enhetschefen för Förvaltning och verksamhetsutveckling eller av direktören
• ingå i en av institutets interna arbetsgrupper

Krav för denna tjänst


• adekvat erfarenhet av arbete med administrativa uppgifter på svensk myndighet
• vana vid att arbeta strukturerat och lösningsorienterat
• mycket god planerings- och organisationsförmåga
• mycket god samarbetsförmåga
• förmåga att både kunna arbeta självständigt och i grupp
• förmåga att prioritera, planera och organisera arbetet
• utmärkt förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska, engelska och franska
• förmåga att hantera olikheter och skapa förtroendefulla relationer
• erfarenhet av att vara direktörsassistent
• akademisk examen inom lämpligt humanioraområde så som samhällskunskap, internationella relationer eller liknande.

Önskvärda erfarenheter


• erfarenhet från internationellt präglad verksamhet, gärna med fokus på Afrika
• intresse för internationella och/eller samhällsvetenskapliga frågor
• erfarenhet av digitaliseringsfrågor

Förutom kloka, trevliga och engagerade kollegor erbjuder vi:


• möjlighet till visst arbete hemifrån
• generöst friskvårdsbidrag
• gemensam fika varje vecka
• vackra omgivningar i botaniska trädgården och återkommande gemensamma aktiviteter, som deltagande i sportevenemang, biobesök, julfest med mera.

Om anställningen

Tillsvidareanställning med provanställning. Placering i Uppsala. Startdatum snarast. Läs mer om att arbeta på Nordiska Afrikainstitutet på vår webbplats.

 

Kontaktpersoner

Hanna Björk HR

Fackliga representanter:

Henrik Alfredsson (Saco-S)

Julia Falkerby (Saco-S)

 

Samtliga kontaktpersoner kan nås via +46 18 471 52 00 eller genom [email protected].  Mer information om vår pågående forskningsverksamhet, stipendier, bibliotekstjänster och publikationer finns på institutets hemsida

Ansökan

Var vänlig skicka in ett komplett CV och ett personligt brev via vårt rekryteringssystem, länk nedan. Institutet främjar lika villkor.

 

Sista ansökningsdag: 2024- 04-01 Visa mindre

Regionkontoret

Regionkontoret är en del av Region Uppsala, en av Uppsala läns största arbetsgivare. Regionkontoret ska stödja den politiska ledningen och förvaltningarna så att den politiska inriktningen får genomslag i Region Uppsalas olika verksamheter och regionen kan axla sin roll, regionalt och nationellt. Regionkontoret leds av regiondirektören och har en styrande, stödjande och samordnande roll i Region Uppsala. På Regionkontoret finns avdelningen för ekonomi och styrning, avdelningen för regional utveckling, digitaliseringsavdelningen, forsknings- och innovationsavdelningen, HR-avdelningen, hälso- och sjukvårdsavdelningen, kommunikationsavdelningen samt regiondirektörens stab.

Regionkontoret har cirka 550 medarbetare. Vill du utvecklas och bidra till Region Uppsalas utveckling - välkommen att arbeta med oss!

Vår verksamhet
Regiondirektören är Region Uppsalas högsta tjänsteman. Regiondirektörens koordinator går vidare till ny tjänst inom regionen och vi söker en efterträdare. Är det du? Hos oss blir du en central medarbetare med många kontaktytor både internt och externt.

Ditt uppdrag
Du arbetar med avancerat ledningsstöd och planering och fungerar också som länken mellan regiondirektören, politisk ledning, övrig förvaltningsorganisation och externa aktörer. Detta innebär att du självständigt kommer att upprätthålla och utveckla dialoger med alla för Region Uppsala relevanta aktörer.

I arbetsuppgifterna ingår, förutom att vara behjälplig i det dagliga arbetet, att ta fram eller beställa och kvalitetssäkra underlag inför möten, planera och genomföra möten och utgöra en viktig administrativ resurs för utvecklingen av Region Uppsala.

Du stöttar också med kalender och e-post och lämnar förslag på prioriteringar för såväl interna som externa mötesförfrågningar, skriver mötesanteckningar och korta PM i aktuella frågor. På en övergripande nivå är du uppdaterad i regionstrategiska frågor och kan därmed arbeta proaktivt med bland annat framtagande av olika underlag.

Dina kvalifikationer
Du har som lägst avslutad gymnasial utbildning, men vi ser gärna att du har en eftergymnasial utbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer som relevant. Du har erfarenhet av en liknande roll som kvalificerad chefskoordinator, koordinator till ledningsgrupp eller annat som vi bedömer som likvärdigt. Du är van att hantera möten, protokoll, dokumentation och administration. Du har också erfarenhet av att självständigt planera och genomföra möten och konferenser.

Det är meriterande om du har kunskap eller erfarenhet av regionen alternativ annan större och komplex organisation på en strategisk nivå.

Du skriver och talar väl på svenska samt har god datorvana med kunskaper inom Office 365-programmen.

Din kompetens
För att lyckas i rollen uppskattar du ett högt arbetstempo samt uppskattar ett varierat arbetsinnehåll. Du är en skicklig administratör som planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt inom uppsatta tidsramar. Du är självgående, noggrann och leverera med kvalitet i arbetet.

Du har ett professionellt och förtroendeingivande bemötande, med god kommunikations- och samarbetsförmåga. Rollen kräver också att du har hög integritet och att du är serviceinriktad.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder
Tillsvidareanställning på heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Tjänsten är placerad i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Vårt moderna kontor ligger mitt i centrala Uppsala, i direkt anslutning till Uppsala resecentrum.

Som arbetsgivare vill vi skapa förutsättningar för att våra medarbetare ska ha det bra, så att man kan känna sig trygg och ha kvalitet i livet utanför jobbet. Förutom att vi har ett av Sveriges bästa kollektivavtal erbjuder vi subventionerade UL-biljetter och ett förmånligt friskvårdsbidrag. Vi erbjuder också våra medarbetare en flexibel arbetsplats, med möjlighet att arbeta delvis på distans utifrån överenskommelse.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Kontakta regiondirektör Johan von Knorring på [email protected].

Fackliga representanter: Vision - Christianne Simson, 018-611 32 51. SACO - Leif Sandberg, 0706-741088. Övriga fackförbund nås via Region Uppsalas växel 018-611 00 00.

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare. Visa mindre

Om tjänsten
Till en internationell organisation i centrala Uppsala söker vi nu en Executive Coordinator till ett långsiktigt uppdrag med start i början av september. Inledningsvis blir du anställd som konsult hos oss på SJR, det finns goda möjligheter till anställning hos vår kund efter avslutat uppdrag. Det är en bred roll som innehåller både strategiska och operativa uppgifter där du ansvarar för att ge support och service både internt såväl som externt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

- Hantera VD:s agenda, kalender och resor för att säkerställa optimal användning av tid och resurser

- Boka interna och externa möten

- Planera och förbereda möten, konferenser och evenemang

- Arrangera resor och boende för externa besökare

- Koordinera administrativa uppgifter tillsammans med övrigt team

- Ge administrativt stöd till medlemmar i ledningsgruppen

- Agera sekreterare i utvalda mötesserier inom styrelsen

- Vara behjälplig vid förberedelse av presentationer och rapporter

- Uppdatera organisationens intranät med information från VD och ledningsgrupp

Din bakgrund
Vi söker dig med relevant akademisk utbildning samt ett par års erfarenhet av en liknande roll i en internationell miljö. Vi tror att du befinner dig i början av din karriär och trivs i en administrativ och koordinerande roll. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift, samt goda kunskaper i Office-paketet och andra programvaror.

Som person är du välorganiserad, detaljorienterad med god förmåga att följa processer och rutiner. Du har mycket god samarbetsförmåga samtidigt som du är självgående och kan driva ditt egna arbete framåt. Du är van vid att hantera många olika uppgifter samtidigt.

Ansökan
För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Viola Hammar på 076-647 16 58. Vi intervjuar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden har gått ut. Sista ansökningsdag är 2022-07-19.

Tänk på att din ansökan inte ska innehålla känsliga personuppgifter, såsom exempelvis uppgifter om hälsa, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter eller facktillhörighet. I det fall den sökta tjänsten medför ekonomiskt ansvar kommer en kreditupplysning att genomföras avseende slutkandidaten.

Varmt välkommen med din ansökan!

Konsult hos SJR
Att arbeta som konsult hos SJR innebär att du blir en del av en dedikerad organisation med kompetens att ge dig perfekta förutsättningar att utvecklas både inom din yrkesroll och på ett personligt plan. Du får tillgång till vårt stora nätverk av intressanta företag och uppdragsgivare och därmed en unik möjlighet att ta din karriär till nästa steg.

Vi på SJR bryr oss om vår personal och tillsammans med oss får du en långsiktig partner som ger dig trygghet och stöd. Vi är lyhörda för dina behov och du kommer att ha en nära relation med din konsultchef som hjälper dig med dina utmaningar.

Om SJR
SJR in Sweden (SJR) är ett av Sveriges ledande och mest erfarna bolag inom rekrytering och konsultlösningar. Ända sedan starten 1993 har vi varit specialiserade inom såväl personlighetsbedömning som de områden vi rekryterar till, vilket ger oss en unik förmåga att utifrån högt ställda krav matcha rätt kompetens med rätt uppdragsgivare. Vi erbjuder specialistkompetens inom Finance, HR, Supply Chain och IT.

SJR är idag cirka 550 medarbetare med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg och Uppsala. Koncernen består av moderbolaget Ogunsen AB med dotterbolagen SJR in Sweden AB och WES AB.



För information om hur vi behandlar kandidaters personuppgifter se vår Integritetspolicy (https://sjr.se/integritetspolicy/) Visa mindre

Om tjänsten
Till en internationell organisation i centrala Uppsala söker vi nu en Executive Coordinator till ett långsiktigt uppdrag med start i början av september. Inledningsvis blir du anställd som konsult hos oss på SJR, det finns goda möjligheter till anställning hos vår kund efter avslutat uppdrag. Det är en bred roll som innehåller både strategiska och operativa uppgifter där du ansvarar för att ge support och service både internt såväl som externt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

- Hantera VD:s agenda, kalender och resor för att säkerställa optimal användning av tid och resurser

- Boka interna och externa möten

- Planera och förbereda möten, konferenser och evenemang

- Arrangera resor och boende för externa besökare

- Koordinera administrativa uppgifter tillsammans med övrigt team

- Ge administrativt stöd till medlemmar i ledningsgruppen

- Agera sekreterare i utvalda mötesserier inom styrelsen

- Vara behjälplig vid förberedelse av presentationer och rapporter

- Uppdatera organisationens intranät med information från VD och ledningsgrupp

Din bakgrund
Vi söker dig med relevant akademisk utbildning samt ett par års erfarenhet av en liknande roll i en internationell miljö. Vi tror att du befinner dig i början av din karriär och trivs i en administrativ och koordinerande roll. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift, samt goda kunskaper i Office-paketet och andra programvaror.

Som person är du välorganiserad, detaljorienterad med god förmåga att följa processer och rutiner. Du har mycket god samarbetsförmåga samtidigt som du är självgående och kan driva ditt egna arbete framåt. Du är van vid att hantera många olika uppgifter samtidigt.

Ansökan
För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Viola Hammar på 076-647 16 58. Vi intervjuar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden har gått ut. Sista ansökningsdag är 2022-07-19.

Tänk på att din ansökan inte ska innehålla känsliga personuppgifter, såsom exempelvis uppgifter om hälsa, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter eller facktillhörighet. I det fall den sökta tjänsten medför ekonomiskt ansvar kommer en kreditupplysning att genomföras avseende slutkandidaten.

Varmt välkommen med din ansökan!

Konsult hos SJR
Att arbeta som konsult hos SJR innebär att du blir en del av en dedikerad organisation med kompetens att ge dig perfekta förutsättningar att utvecklas både inom din yrkesroll och på ett personligt plan. Du får tillgång till vårt stora nätverk av intressanta företag och uppdragsgivare och därmed en unik möjlighet att ta din karriär till nästa steg.

Vi på SJR bryr oss om vår personal och tillsammans med oss får du en långsiktig partner som ger dig trygghet och stöd. Vi är lyhörda för dina behov och du kommer att ha en nära relation med din konsultchef som hjälper dig med dina utmaningar.

Om SJR
SJR in Sweden (SJR) är ett av Sveriges ledande och mest erfarna bolag inom rekrytering och konsultlösningar. Ända sedan starten 1993 har vi varit specialiserade inom såväl personlighetsbedömning som de områden vi rekryterar till, vilket ger oss en unik förmåga att utifrån högt ställda krav matcha rätt kompetens med rätt uppdragsgivare. Vi erbjuder specialistkompetens inom Finance, HR, Supply Chain och IT.

SJR är idag cirka 550 medarbetare med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg och Uppsala. Koncernen består av moderbolaget Ogunsen AB med dotterbolagen SJR in Sweden AB och WES AB.



För information om hur vi behandlar kandidaters personuppgifter se vår Integritetspolicy (https://sjr.se/integritetspolicy/) Visa mindre

Läkemedelsverket är en kunskapsintensiv myndighet som erbjuder dig intressanta arbetsuppgifter i en spännande och lärorik miljö. Vi verkar för att läkemedel och övriga produkter inom vårt ansvarsområde är säkra, effektiva och av god kvalitet. Vi bidrar till en bättre folk- och djurhälsa och till utvecklingen av hälso- och sjukvården, den medicinska forskningen och industrin i Sverige och Europa. Vi som arbetar på Läkemedelsverket är stolta över det viktiga uppdrag vi har, och vår arbetsmiljö präglas av generositet, kunskapsspridning och ständigt lärande i vardagen.Vår verksamhet
Vetenskaplig samordningsfunktion har till uppgift att samordna myndighetens seniora vetenskapliga och regulatoriska kompetens i syfte att stödja generaldirektören och verksamheten. Detta innebär bland annat att bidra med vetenskaplig kompetensförsörjning och säkerställa förvaltning och utveckling av Läkemedelsverkets system för vetenskaplig kvalitetssäkring. En uppgift som funktionen har är att samordna och administrera ledning av Läkemedelsverkets två vetenskapliga råd för human- respektive veterinärläkemedel. Det senare i samarbete med koordinatorn för veterinärläkemedel. Funktionen bereder även remisser och andra beslutsärenden för beslut av chefläkaren eller generaldirektören.

Dina arbetsuppgifter
Som direktörsassistent utgör du i första hand ett kvalificerat administrativt stöd till chefsläkaren men även till vetenskaplig samordningsfunktions uppdrag. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat mötesadministration både internt och med externa besökare samt planeringsdagar och dylikt. Du koordinerar, för minnesanteckningar och kommunicerar olika frågor och aktiviteter. Du är funktionens superanvändare i en rad olika system och behöver kunna ge stöd och hjälp i Officepaketets programvaror. Du ansvarar för de administrativa aktiviteterna gällande beredningar, diarieföring, kalenderfrågor, inkommande mail till funktionsbrevlådor och fakturahantering.

Då flera frågor är myndighetsövergripande behövs ofta samverkan med flera delar av organisationen. I ditt arbete förväntas du agera med stor självständighet och hög integritet. 

Din bakgrund
Vi söker dig som har gymnasieutbildning med relevant administrativ påbyggnad. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter motsvarande ovan nämnda helt eller delvis inom statlig myndighet. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift både på svenska och engelska. Vi förutsätter att du är väl insatt i användningen av administrativa stödsystem, inklusive Officepaketet, så att du kan ge stöd och även utbilda i dessa. 

Dina personliga egenskaper
Som person är du strukturerad och noggrann men samtidigt flexibel och med förmåga att se till helheten. Du har förmåga att balansera driv och proaktivtet med stabilitet och lyhördhet samt trivs med att hantera flera parallella arbetsflöden. Du kan arbeta självständigt och ser vad som behöver göras samtidigt som du har god kommunikativ förmåga och vilja att samverka och skapa goda relationer med personer på alla nivåer. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Sista ansökningsdag: 2023-08-25
Anställningsform: Tillsvidare
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse
Enhet: Vetenskaplig samordningsfunktion
Diarienummer: 2.4.1-2023-053353

Vi tillämpar 6 månaders provanställning. 

Vi värdesätter mångfald och välkomnar sökande med olika bakgrund.

Goda förutsättningar för balans i livet är viktigt för oss och vi tillämpar flextid och förmånliga villkor gällande bland annat semester. För att främja ett hållbart arbetsliv erbjuder vi friskvårdsbidrag samt möjlighet till friskvård på arbetstid. I den mån arbetsuppgifterna tillåter kan det finnas möjlighet att delvis arbeta på distans efter överenskommelse med chef. 

Säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) innan beslut om anställning fattas. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap. Du kommer vid en eventuell intervju att behöva styrka din identitet samt uppvisa examensbevis och relevanta intyg.

Kontakt
Du är välkommen att kontakta chef Torbjörn Söderström. Du kan även kontakta de fackliga företrädarna Krister Halldin, Saco och Pia Wictor, ST. Vi finns alla på telefon 018-17 46 00 eller nås genom e-post [email protected].

Välkommen med din ansökan!
Denna rekrytering sker helt genom Läkemedelsverkets försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare. Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Vill du arbeta i en dynamisk och internationell miljö? Vill du arbeta med att assistera seniora ledare och möjliggöra för dem att fokusera på sitt uppdrag och sin verksamhet? Då har vi ett spännande konsultuppdrag hos vår kund för ett uppdrag på 1-2 månader. 


Vi söker en erfaren Executive Assistant som kommer att ha uppdraget att stödja flera chefer i organisationen. Rollen kommer att innebära samverkan och samarbete med chefer, medarbetare och andra intressenter inom och utanför företaget. 


Som konsult hos Randstad är du anställd hos oss och jobbar ute hos någon av våra kunder. Du har samma fördelar hos Randstad som hos andra arbetsgivare med kollektivavtal och förmåner som friskvårdsbidrag, företagshälsovård, försäkringar och rabatt på träningskort. Tjänsten kan innebära många kontakter och då är det är viktigt att du har en bra samarbetsförmåga. På Randstad strävar vi efter att erbjuda dig en mängd karriärmöjligheter, så att du kan utveckla din kompetens och få ett välfyllt CV. Söker du en arbetsgivare som erbjuder varierande uppdrag och nya kontaktnät kommer du att trivas hos oss.


Du ansöker på www.randstad.se. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta [email protected] 


För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald.

Ansvarsområden
Dina ansvarsområden kommer att bestå av att stötta upp team assistant där du kommer bland annat att hålla koll och strukturerar kalender efter möten, boka möten och resor, hantera reseräkningar, kontakt med interna och extern. 

Kvalifikationer
För att du ska vara aktuell för denna tjänst ser vi att du som söker har erfarenhet av liknande arbete. Mycket meriterande är om du tidigare arbetet inom IT branschen och är insatt de begrepp som används. Du är bekväm i det engelska språket och kan enkelt kan kommunicera i både tal och skrift. Du ska ha lätt för dig att sätta dig in i arbetet och är självständig. 
 
Vidare ser vi att du har mycket goda kunskaper av arbete i Google, såsom gmail, google teams etc samt
erfarenhet av arbete i Concur SAP. 

Erfarenhet
Minst fem års arbetslivserfarenhet av liknande arbete.

Om företaget
Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster och erbjuder bemannings-, konsult- och rekryteringslösningar inom alla kompetensområden. Vi erbjuder även interim management, executive search och omställningstjänster. Vi har ett stort nätverk av bolag och kandidater vilket innebär att vi förmedlar hundratals jobb inom olika branscher, från Kiruna i norr till Malmö i söder. Vår ambition är att vara den bästa arbetsgivaren på marknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och organisationer att nå deras sanna potential. Vi kallar det Human Forward. Visa mindre

OBS! Vi behöver din ansökan på engelska, vilket är ett krav för att söka tjänsten.

Har du tidigare erfarenhet som Executive assistant? Varmt välkommen att söka den här tjänsten! Här kommer du ha kontakt med människor över hela världen och faktiskt både direkt och indirekt bidra till att göra världen lite bättre. Ditt jobb kommer göra skillnad! Varmt välkommen med din ansökan.

Arbetsuppgifter
Som VD assistent har du en bred roll med ansvar för administration och ekonomi. Du blir en del av ett mycket välfungerande team med 10 trevliga och kompetenta kollegor. I rollen som Excecutive assistant har du stor möjlighet att inom ditt område utveckla tjänsten utifrån hur du vill.
Din huvudsakliga arbetsuppgift innebär att stötta General Manager med en rad olika administrativa arbetsuppgifter såsom; samordna kalender, hantera inköp, fakturering, planera och organisera. Du upprätthåller arkiverings- och registerhanteringssystem, sammanställer rapporter och följer upp planer och aktiviteter. Vidare hantera du tidrapporter och resekostnader. Därtill jobbar du löpande med att förbättra administrativa rutiner.

Formella krav

• Tidigare erfarenhet som VD assistent
• Minst 3 års erfarenhet av en administrativ roll
• Erfarenhet av att jobba i ett internationellt företag
• God systemkunskap
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska

Personliga egenskaper
Utöver dina formella krav så kommer stor vikt läggas vid personliga egenskaper. Vi söker en person med positiv energi! Med hjälp av din personlighet har du lätt för att få människor att känna sig bekväma. För att trivas i rollen bör du ha god kommunikationsförmåga och trivas i en roll där du träffar mycket människor. Du har lätt för att driva dig själv och god förmåga att hålla en god överblick på processer och vilka arbetsuppgifter som bör prioriteras. Då du i rollen jobbar med ständiga förbättringar så kräver det att du är trygg i dig själv och i din yrkesroll.

Övrigt
Tjänsten inleds som ett vikariat på 1,5 år, men för rätt person kommer detta övergå i en fast tjänst. Heltid, måndag - fredag 38h/veckan, med möjlighet att jobba hemifrån 1-2 dagar/veckan vid önskemål. Tillträde snarast. Tjänsten rekryteras löpande och kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdagen löpt ut, så välkommen med ansökan redan idag.

Information

Urval sker löpande så skicka in din ansökan redan idag om ansökan stämmer bra in på dig. Vid frågor kontakta [email protected]

Forma framtiden med oss!
Lernia är ett av Sveriges ledande företag inom kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Vi finns över hela landet och har tjänster inom vuxenutbildning, bemanning, rekrytering och omställning. Varje år får 10 000 bemanningskonsulter jobb på Lernia.
Välkommen till Lernia – tillsammans formar vi din framtid! Läs mer på lernia.se. Visa mindre

Är du en VD-Assistent / Executive Assistant och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund i Johnson & Johnson i Uppsala med start omgående!

Om uppdraget
Som VD-Assistent / Executive Assistant hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning 1/3. Uppdraget beräknas pågå i 4 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Tidigare erfarenhet av att arbetat som Executive Assistant, Chefsassistent eller någon annan liknande roll
• Självständig, motiverad och driven
• Utmärkt kommunikationsförmåga i svenska och engelska, så väl i tal som skrift
• Förmåga att arbeta noggrant och effektivt under press
• Noggrann men samtidigt inte rädd för att fatta beslut
• Trygg att integrera med ett stort spektrum av människor interagera och externt, i olika situationer

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på [email protected] eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science Visa mindre

Nämndkansliet

Region Uppsala ska främja hälsa och förbättra livskvaliteten hos invånarna. Region Uppsala tar fasta på förmåga till förnyelse och tar ansvar för en hållbar utveckling. Region Uppsala arbetar för ett gott liv i en nyskapande kunskapsregion med internationell lyskraft. En nyskapande region, en växande region – en region för alla.

Regionkontoret ska stödja den politiska ledningen och förvaltningarna så att den politiska inriktningen får genomslag i regionens olika verksamheter och Region Uppsala kan axla sin roll, regionalt och nationellt. Regionkontoret utgör regiondirektörens resurser i att bereda ärenden, verkställa beslut och uppdrag, samordna verksamheter internt inom den samlade förvaltningsorganisationen samt samarbeta externt med kommuner och andra viktiga parter.

Vår verksamhet
Nämndkansliet är en del av Regionkontoret och Regiondirektören stab. Nämndkansliets uppdrag är att tillse att Region Uppsalas beredningsprocess till nämnder och styrelser är ändamålsenlig och kvalitetssäkrad så att den politiska viljan får genomslagskraft. Kansliet arbetar också med att utveckla Region Uppsalas ägarstyrning och att följa upp och processleda olika politiska uppdrag. Vidare finns också ett ansvar att tillse att information om handlingar finns tillgängliga för media och andra intresserade och liksom ansvar för hantering och utlämnande av allmänna handlingar. Vi strävar efter ständig utveckling av rutiner och arbetssätt. Vi arbetar agilt och teamorienterat, vi är serviceinriktade och generösa med vår kunskap till andra.

Ditt uppdrag
I rollen som koordinator till den politiska ledningen kommer du att vara ett kvalificerat administrativt stöd till framförallt regionstyrelsens ordförande, men även delvis till övriga regionråd. Du kommer att vara behjälplig med hantering av kalendrar, resebokningar och annan praktisk planering. I uppdraget kan också ingå uppgifter såsom exempelvis mötesadministration, protokollshantering, enklare ärendeberedningar och utarbetande av administrativa rutiner.

Du kommer också att vara den samordnande länken mellan politiken och förvaltningsorganisationen, exempelvis gentemot tjänstemannaledning, nämndsekretariat och HR/lön. Beroende på din bakgrund kommer uppdraget också kunna innefatta rollen som tjänstemannastöd till valberedningen och hantering av förekommande administration relaterat till valnämndsfrågorna.

Du förutsätts kunna bidra med kontinuerlig utveckling och förbättring av rutiner och arbetssätt, tillsammans med kollegorna på enheten.

Dina kvalifikationer
Du har som lägst gymnasieexamen, med flerårig erfarenhet av att vara ett kvalificerat administrativt stöd eller ledningsstöd som t.ex. VD-assistent eller motsvarande. Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift.

Du har tidigare erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation, gärna inom regionsektorn, och du har god förståelse för det politiska systemet och de förutsättningarna som där gäller.

Vi ser gärna att du har ett stort samhällsintresse. Det är även meriterande om du har tidigare erfarenhet av systemet Troman samt av ärende- och dokumenthanteringssystemet Public360.

Din kompetens
Rollen förutsätter att du är initiativtagande och självgående, med utmärkt förmåga till samordning, struktur och att arbeta proaktivt. Du har god kommunikations- och samarbetsförmåga. Du är god serviceförmåga, men har samtidigt hög integritet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder
Tillsvidareanställning på heltid, med tillträde enligt överenskommelse.

Arbetet sker i ljusa moderna lokaler i anslutning till Uppsala resecenter - att pendla hit är enkelt. Region Uppsala tillämpar flexibelt arbetssätt, men möjlighet att arbeta delvis på distans utifrån överenskommelse.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Kontakta Jessica Bräck, chef nämndkansliet, 018-611 60 41.

Fackliga företrädare nås via Region Uppsalas växel: 018-611 00 00.

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare. Visa mindre

Kansli

Uppsala växer som stad och det gör även Uppsala Vatten. Har du ett stort intresse för att arbeta i en föränderlig organisation och har bred erfarenhet av administration? Nu söker vi en VD assistent/koordinator till Uppsala Vatten.

Om tjänsten
Som VD assistent/koordinator kommer du att ha ett samlat ansvar för att samordna och arbeta med flera av bolagets viktiga administrativa processer samt att stödja VD. I dina ansvarsområden ingår att vara koordinator för huvudkontoret, VD:s sekreterare, bolagsövergripande chefs-och planeringsstöd samt biblioteksansvarig. Utifrån förändrade interna och externa krav, inkomna avvikelser eller förbättringsförslag även löpande utvärdera och utveckla dina ansvarsområden.
I dina arbetsuppgifter ingår b la:

• Sköta VD:s kalender
• Vara VD behjälplig med administrativa underlag
• Operativt ansvarig för serviceavtal som t ex städning, kaffemaskiner mm
• Stötta och biträda kontorschef i allmänna och operativa verksamhetsskyddsfrågor
• Hantera felanmälan och vara kontaktperson för huvudkontorets lokaler
• Boka tjänsteresor, konferenslokaler etc
• Delta i anordnandet av div personalaktiviteter, uppvaktningar etc
• Bolagsövergripande administration av ID-06
• Ekonomigranskning och attestering av fakturor

Som VD assistent/koordinator tillhör du sektionen kansli som bl.a. ansvarar för utvecklings- och samordningsansvaret för juridik, verksamhetsskydd, arkiv och registratur, dokument- och ärendehantering, styrelseadministration, systematiskt kvalitetsarbete samt bolagets gemensamma mål- och affärsplaneprocess. Du rapporterar till sektionschef kansli. Du har din arbetsplats på vårt kontor som ligger i nyrenoverade lokaler i Uppsala Business Park.

Kvalifikationer

• Bred erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystemet DHS
• Vana och erfarenhet av att arbeta med samverkan och dialog

Meriterande

• Tidigare arbete i förändringsprocesser
• Erfarenhet av att arbeta i samordnande roller

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och vill att du delar våra gemensamma kärnvärden, vi är lyhörda, framsynta och nyfikna, samt tillämpar dem i din yrkesroll.
För att trivas i rollen har du en förmåga att se helhetsperspektiv samt ha ett metodiskt och strukturerat arbetssätt med fokus på detaljer. Rollen innebär många kontakter, både interna och externa och du har en god social förmåga men samtidigt en hög integritet.

Kontakt och ansökan
Vi gör löpande urval och intervjuer, så skicka in din ansökan så snart som möjligt, dock senast 2022-01-31. Med hänvisning till GDPR tar vi inte emot ansökningar via mail.

För mer information om tjänsten kontakta Sektionschef kansli Per Ekegren, tfn 018-727 92 14
HR partner Angelica Anderman, tfn 018-726 09 73

Övrigt information
En stor del av vår verksamhet klassas som samhällsviktig verksamhet eftersom vi försörjer Sveriges fjärde största stad med dricksvatten. För denna tjänst kommer säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras före anställning. Med anställningen följer även skyldighet att krigsplaceras. Uppsala Vatten tillämpar 6 månaders provanställning.

Om Uppsala Vatten
Välkommen till Uppsala Vatten och Avfall AB. Vårt mål är att aktivt bidra till ett hållbart samhälle. Det gör vi genom att ständigt utveckla nya resurssmarta lösningar och uppmuntra till återvinning och återbruk. Vi ger Uppsala dricksvatten, renar avloppsvatten och tar hand om regnvatten. Vi skapar kretsloppstjänster där vi gör biogas av matavfall, minskar vattenförbrukningen och återanvänder material på bästa sätt.
Vill du veta mer om Uppsala Vatten? Läs mer på Om oss | uppsalavatten.se (https://www.uppsalavatten.se/om-oss/) Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Det går bra för oss på Nanexa och vår tillväxt ställer allt högre krav på ledningsgruppen. Därför vill vi stärka upp med en strukturerad och noggrann VD-assistent.

För att lyckas i din roll som VD-assistent är du flexibel, strukturerad och noggrann. Du har en professionell framtoning, ett positivt förhållningsätt och tycker om att ge service.

Nanexa är ett drug delivery-bolag med fokus på den egenutvecklade plattformen PharmaShell®. Nanexa driver utvecklingen av PharmaShell® med egna projekt och i samarbetsprojekt med läkemedelsbolag och akademi.

Vi söker dig som vill vara med på vår spännande resa framåt!

Ansvarsområden
Som VD-assistent är du VD:s förlängda arm. Dina arbetsuppgifter kommer att vara varierande, men huvudsakligen kommer du genom administration och koordinering ge support och service till VD och delar av ledningsgruppen. 

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att förbereda ledningsgruppsmöten, ha översyn på aktiviteter som ledningsgruppen driver, skriva protokoll, boka möten och hantera VD:s kalender. Du kommer även att göra research och sammanställa material samt bistå VD:n i dennes representation.

Eftersom rollen som VD-assistent är ny har du möjlighet att identifiera behov och utforma arbetet tillsammans med VD och ledningsgrupp. 

Arbetstider
Tjänsten är på heltid och du är anställd hos oss på Nanexa.

Kvalifikationer
För att lyckas i rollen som VD-assistent behöver du:
Ett par års erfarenhet av en liknande roll
God system systemvana, inklusive Officepaketet
Uttrycka dig obehindrat och väl i tal och skrift på svenska och engelska
Lägst gymnasieexamen

Det är meriterande om också du har:
Haft en liknande roll inom läkemedelsindustrin
Erfarenhet av styrelseadministration och protokollföring och/eller arbetat nära en ledningsgrupp
Erfarenhet av avtalshantering och/eller arkivering
Relevant högskoleutbildning

Vi lägger stor vikt vid din personlighet. Rollen som VD-assistent ställer höga krav på integritet och situationsanpassning. Du är prestigelös och jordnära samtidigt som du har en professionell framtoning. Som person har du ett positivt förhållningssätt och du är både strukturerad och flexibel. Du har god känsla för service och att ligga steget före. Det är även viktigt att du gillar att bygga relationer både internt och externt.

Hos oss på Nanexa är du en lagspelare som trivs bra i teamet, men jobbar också starkt självständigt. Dina idéer och initiativ är med och driver företagsledningen framåt och du har nära till beslutsfattandet. 

Ansökan
Sista ansökningsdag 2022-01-10, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.

För det här uppdraget samarbetar vi med Randstad där rekryteringskonsulterna Joel Ingmarsson, [email protected], och Kristin Olofsson, [email protected], gärna svarar på dina frågor om rollen som VD-assistent. 

Om företaget
Nanexas affärsmodell bygger på att utveckla bolagets teknikplattform PharmaShell® inom området drug delivery samt att driva produktprojekt baserade på företagets teknologi och att därefter utlicensiera rättigheten att använda teknologin inom specificerade områden.


Sedan grundandet 2007 har Nanexa baserat sin verksamhet på en ytbeläggningstekniken Atomic Layer Deposition (ALD). Genom åren har Nanexa utnyttjat ALD-tekniken i ett flertal olika projekt, inom allt från detektorteknik för att identifiera provsprängningar av kärnvapen till medicintekniska tillämpningar. Idag fokuserar Nanexa på PharmaShell®, där man har kunnat dra nytta av sin mångåriga erfarenhet av ALD.


Idag är Nanexa ett drug delivery-bolag med fokus på den egenutvecklade nanobaserade drug delivery-plattformen PharmaShell®. Nanexa driver utvecklingen av PharmaShell® med egna projekt och i samarbetsprojekt med läkemedelsbolag och akademi.

Sökord: VD-assistent executive assistant assistent sekreterare ledningsstöd chefsstöd styrelse protokoll Visa mindre

Om Bravura:

Bravura är ett bemannings- och rekryteringsföretag för organisationer som vill hitta Next Gen Professionals. Hos oss finns massor av jobbmöjligheter, framförallt för dig i början av karriären med 0-8 års erfarenhet. Via oss kan du jobba som konsult eller bli rekryterad. Hitta ditt drömjobb - vi hjälper dig att lyckas!

Om tjänsten:

Det här är ett konsultuppdrag med goda möjligheter till överrekrytering. I den här rollen får du initialt en anställning hos Bravura, och det är uttalat att företaget har för avsikt att erbjuda dig anställning hos dem på sikt. Detta ger både dig och företaget en bra möjlighet att lära känna varandra samt utvärdera hur ni trivs med ert samarbete.

Om företaget:

Företaget är ett internationellt läkemedelsföretag som utvecklar vacciner. De arbetar idag med att utveckla ett vaccin mot Covid-19. Verksamheten finns närvarande i USA och Sverige. Kontoret i Sverige är placerat i Uppsala där det arbetar drygt 150 personer.

Arbetsuppgifter:

I rollen som Executive Assistant arbetar du supporterande mot organisationens VD och ledningsgrupp. Detta innefattar administrativa arbetsuppgifter som att föra protokoll, sammankalla till interna och externa möten och planering av ledningsgruppsmöten. Vidare ansvarar du även för kontorsrelaterade uppgifter så som research, skapa presentationer, sammanställa data, hantera och publicera interninformation, underhåll och uppföljning av kvalitetsdokumentation. Detta är en roll med variation där du hanterar olika typer av arbetsuppgifter som uppkommer under det dagliga arbetet.

Utbildning, Erfarenhet och personliga egenskaper:

• Avslutad gymnasial utbildning
• Minst 1–2 års erfarenhet av att arbeta som chefsassistent eller motsvarande
• Goda kunskaper i Office-paketet
• Du uttrycker dig obehindrat i tal och skrift, både på svenska och engelska

För att trivas i rollen är du en självgående person som genom ett starkt driv och engagemang har förmågan att strukturera och planera ditt arbete väl. Då du kommer att arbeta nära flera chefer trivs du med att samarbeta med andra såväl som att kunna ta egna initiativ och driva på ditt arbete och resultat. Då arbetet innefattar nära dialog med olika medarbetare i organisationen har du en god kommunikativ förmåga och vågar ta initiativ i dessa sammanhang. Du trivs med ett högt arbetstempo och är van vid att hantera flera uppgifter parallellt.

Övrig information:

Start: Omgående
Plats: Uppsala
Lön: Enligt överenskommelse

Funderingar kring Bravuras rekryteringsprocess? Du finner svar på de vanligast förekommande frågorna här

Är du nyfiken på hur vår rekryteringsprocess är upplagd? Du hittar mer information här: https://www.bravura.se/din-karriar.

Har du frågor om tjänsten eller kring din registrering är du välkommen att kontakta vår kandidatsupport på vår chatt, [email protected] eller 08-400 240 50 så hjälper vi dig. Ange vilken tjänst det gäller.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan!

Sökord: Visa mindre

Om Bravura:

Bravura är ett bemannings- och rekryteringsföretag för organisationer som vill hitta Next Gen Professionals. Hos oss finns massor av jobbmöjligheter, framförallt för dig i början av karriären med 0-8 års erfarenhet. Via oss kan du jobba som konsult eller bli rekryterad. Hitta ditt drömjobb - vi hjälper dig att lyckas!

Om tjänsten:

Det här är ett konsultuppdrag med goda möjligheter till överrekrytering. I den här rollen får du initialt en anställning hos Bravura, och det är uttalat att företaget har för avsikt att erbjuda dig anställning hos dem på sikt. Detta ger både dig och företaget en bra möjlighet att lära känna varandra samt utvärdera hur ni trivs med ert samarbete.

Om företaget:

Företaget är ett internationellt läkemedelsföretag som utvecklar vacciner. De arbetar idag med att utveckla ett vaccin mot Covid-19. Verksamheten finns närvarande i USA och Sverige. Kontoret i Sverige är placerat i Uppsala där det arbetar drygt 150 personer.

Arbetsuppgifter:

I rollen som Executive Assistant arbetar du supporterande mot organisationens VD och ledningsgrupp. Detta innefattar administrativa arbetsuppgifter som att föra protokoll, sammankalla till interna och externa möten och planering av ledningsgruppsmöten. Vidare ansvarar du även för kontorsrelaterade uppgifter så som research, skapa presentationer, sammanställa data, hantera och publicera interninformation, underhåll och uppföljning av kvalitetsdokumentation. Detta är en roll med variation där du hanterar olika typer av arbetsuppgifter som uppkommer under det dagliga arbetet.

Utbildning, Erfarenhet och personliga egenskaper:

• Avslutad gymnasial utbildning
• Minst 1–2 års erfarenhet av att arbeta som chefsassistent eller motsvarande
• Goda kunskaper i Office-paketet
• Du uttrycker dig obehindrat i tal och skrift, både på svenska och engelska

För att trivas i rollen är du en självgående person som genom ett starkt driv och engagemang har förmågan att strukturera och planera ditt arbete väl. Då du kommer att arbeta nära flera chefer trivs du med att samarbeta med andra såväl som att kunna ta egna initiativ och driva på ditt arbete och resultat. Då arbetet innefattar nära dialog med olika medarbetare i organisationen har du en god kommunikativ förmåga och vågar ta initiativ i dessa sammanhang. Du trivs med ett högt arbetstempo och är van vid att hantera flera uppgifter parallellt.

Övrig information:

Start: Omgående
Plats: Uppsala
Lön: Enligt överenskommelse

Funderingar kring Bravuras rekryteringsprocess? Du finner svar på de vanligast förekommande frågorna här

Är du nyfiken på hur vår rekryteringsprocess är upplagd? Du hittar mer information här: https://www.bravura.se/din-karriar.

Har du frågor om tjänsten eller kring din registrering är du välkommen att kontakta vår kandidatsupport på vår chatt, [email protected] eller 08-400 240 50 så hjälper vi dig. Ange vilken tjänst det gäller.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan!

Sökord: Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Vi söker dig med några års erfarenhet från en roll som Executive Assistant på hög nivå i en snabbrörlig och internationell miljö, och gärna med bakgrund från Life Science. Dina tidigare erfarenheter har gjort dig trygg i rollen och du arbetar alltid lösningsorienterat med hög kvalitet gentemot företagets VD och ledning. 

För att lyckas i rollen talar och skriver du svenska och engelska obehindrat och är en god kommunikatör. Du är en van användare av Officepaketet och har erfarenhet från att ta fram presentationer med hög kvalitet från PowerPoint. 

Det är viktigt att du har erfarenhet av att arbeta med digitala plattformar för möten, information och kommunikation. Som person har du ett starkt engagemang och driv för att få saker gjorda och gör det med ett strukturerat arbetssätt och ett analytiskt sinne. Du har förmågan att förutse, prioritera, planera och möjliggöra både ditt eget och andras arbete. 

Som Executive Assistant har du lätt för att nätverka inom organisationen och har alltid ett positivt och trevligt bemötande mot likväl kollegor som externa partners. För att axla rollen är det viktigt att du har hög integritet då du arbetar under ledningens högsta förtroende. Ingen arbetsuppgift är för liten för dig och du löser eventuella problem på ett prestigelöst och flexibelt sätt.  Du är van vid att snabbt ta beslut och har inga problem med att ligga ”steget före” för att underlätta VDs och ledningens vardag. Vidare har du en positiv attityd, en hög grad av servicekänsla och bemöter alltid människor i din omgivning på ett professionellt och trevligt sätt.  

Ansvarsområden
Några av de arbetsuppgifter som kommer att ligga på ditt bord är:
• Förberedelser kring interna och externa möten; bokningar, kallelser, praktiskt genomförande, utvärderingar.
• Agera protokollförare på Ledningsgruppens möten.
• Sammanställa och följa upp ledningens att-göra lista.
• Hantera intern kommunikation via intern hemsida för Novavax AB samt SharePoint-sida mot Novavax Inc.
• Löpande administration för att avlasta VD och ledning såsom t.ex.  göra research, skapa presentationer, sammanställa data, hantera och publicera interninformation, underhåll och uppföljning av kvalitetsdokumentation.
• Ansvara för ledningsgruppens resebokningar, tillhörande logistik och administration
• Administrativa ad hoc-uppgifter
• Koordinera och ta emot externa besökare till ledning och VD
• Avlasta övriga ledningsgruppen med administrativa uppgifter

Kvalifikationer
Relevant erfarenhet av liknande arbetsuppgifter

Ansökan
Din ansökan vill vi ha så snart som möjligt, dock senast den 23/5. Då detta är en ny roll inom företaget så kommer det inledningsvis vara en konsulttjänst där du blir anställd av Randstad, för att senare, om alla parter är överens, bli anställd av Novavax.

För frågor, vänligen kontakta rekryteringskonsult Martin Winrow, 0725530792, [email protected]

Om företaget
Novavax AB är ett helägt dotterbolag till det amerikanska vaccinföretaget Novavax, Inc, vilket är noterat på NASDAQ i USA (NVAX). Novavax, Inc har utvecklat ett effektivt produktionssystem för antigen och utvecklar olika vaccinkandidater riktade mot bland annat säsongs- och pandemisk influensa (H5N1), respiratoriskt syncytialvirus (RSV) och andra svåra infektionssjukdomar som t.ex. Ebola och Covid-19. Bolaget är nu inne i en expansiv fas med anledning av nuvarande pandemi där extern finansiering finns för att utveckla ett vaccin mot Covid-19. Novavax AB i Uppsala utvecklar och producerar ett saponinbaserat vaccinadjuvans - Matrix-M™. Kliniska studier visar att Matrix-M™ effektivt stimulerar kroppen till ett potent immunsvar omfattande både ett cellulärt och antikroppsmedierat svar vid vaccinering mot sjukdomar. Vid kontoret i Uppsala arbetar drygt 150 personer, både anställda och konsulter. För mer information gå gärna in på företagets hemsida:  http://www.novavax.com Visa mindre

Vill du jobba i ett team och göra det möjligt för människor att förverkliga sina yrkesdrömmar – att få göra sin grej?


Vi som jobbar i teamet ser att man passar bra in om man är serviceminded, glad, personlig, ansvarstagande, prestigelös och omhändertagande (det vi internt kallar caretaking).


Vilka är vi?
Frilans Finans har sedan starten 1999 hjälpt fler än 55 000 egenanställda att fakturera utan att ha eget företag. Genom egenanställning kan man till exempel ta betalt för arbete som utförs vid sidan av sitt ordinarie jobb, testa om en affärsidé lyfter utan att starta företag, eller bedriva verksamhet utan att behöva lägga energi på administration och pappersarbete – man behöver bara göra sin grej!


Tjänsten
Vi söker nu en vikarie som VD assistent/kontorsansvarig för vårt kontor i Uppsala som kommer arbeta nära VD och ansvara för att avlasta VD i den löpande verksamheten samt frigöra VD:s tid till att få möjlighet att arbeta mer med affärsutveckling och visionsarbete. Som VD assistent ser du till att VD är uppdaterad i det som händer i organisationen och omvärlden. Du rapporterar till VD. Som kontorsansvarig ansvarar du för allt administrativt, men också praktiskt arbete, som rör vårt kontor för stationära medarbetare i Uppsala.


Arbetsuppgifter:
Besvara VD:s mejl och inbjudningar
Boka in och förbereda möten och åtaganden. Även delta vid möten.
Protokollskrivning
Koordinering av kalender- och reseadministration, hjälpa VD att planera kommande period
Organisera konferenser och event
Övergripande kontorsansvar för vårt kontor i Uppsala
Attestera och kontrollera fakturor ställda till VD samt tillhörande kontoret i Uppsala
Hjälp med formatering, översättning och annat administrativt åt VD
Kontroll att organisationen följer tidsplanering i ledning- och styrning
Sammanställning av dokument inför möten, aktivitetsplaner, med mera.
Hjälpa VD med uppföljning av initiativ
Stöd till ledningsgrupp
Kontroll av mejl för Egenanställningsföretagens Branschorganisation
Medlemsvärvning Branschorganisationen
Mötesplanering Branschorganisationen
Administrativt arbete för Branschorganisationen, så som postningar och uppdateringar på hemsidan
Deltaga vid mässor
Även andra arbetsuppgifter kan tillkomma



Sekretess och konfidentiell information
VD assistenten förbinder sig att under anställningens bestånd och även efter det att anställningen upphört, utan begränsning i tiden, att inte för någon utomstående avslöja konfidentiell information rörande bolaget och att inte för utomstående avslöja konfidentiell information rörande VD eller VDs familj. Med konfidentiell information avses här även information av privat natur, såsom aktiviteter, uttalanden eller händelser som rör VD och hans familj.


Att arbeta hos Frilans Finans
Under 2019 omsatte vi ca 1,2 miljarder kr men vi är fortfarande en familjär organisation med 45 stationära medarbetare och beslutsvägarna är korta och avstånden mellan avdelningarna likaså.


Vår organisationskultur genomsyras av viljan att hjälpa varandra och våra egenanställda och vi får energi från våra egenanställda och den nytta vår verksamhet skapar, för dem och för samhället. I Sverige, där vi är marknadsledande, börjar egenanställningen bli allt mer etablerad. I Norge börjar hjulen snurra allt snabbare och i Frankrike är vi på väg upp ur startblocken. Så vår resa har bara börjat…


Din personlighet och erfarenhet
Frilans Finans värdeord är caretaking, ansvarstagande, möjliggörande och premium tech and knowledge. Caretaking är något vi värderar speciellt högt då det står för hög serviceinställning, empati, noggrannhet och god kommunikation. För att lyckas hos oss ser vi därför gärna att du är bra på att samarbeta samt att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För rollen som VD assistent och kontorsansvarig krävs det även att du har en god planering- och prioriteringsförmåga, är en skicklig kommunikatör (muntligt och skriftligt), driven, serviceminded, självgående, strukturerad och ansvarstagande.


Arbetslivserfarenheten tror vi består av liknande administrativa arbetsuppgifter från bolag som är i uppväxtfas. Vi ser gärna att du tidigare arbetat i en verksamhet med hög servicenivå. Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, samt har god datorvana, främst inom Office-paketet.


För att trivas i vår självstyrande och stödjande organisation så bör du trivas med att arbeta med stor självständighet och eget ansvar. Du bör också ha ett genuint intresse att få våra egenanställda och uppdragsbaserade arbetare på våra andra marknader att växa.


Övrigt
Möjlighet till att arbeta kvällstid och deltaga vid representation.


Start
Enligt överenskommelse, vikariatet startar januari 2021 och pågår i 12 månader


Omfattning
Heltid.


Geografisk placering
Tjänsten är placerad på Frilans Finans kontor i Uppsala. Resor till Stockholm kan förekomma. Resor förekommer till våra andra marknader.


Välkommen med din ansökan
Skicka in din ansökan, CV och personligt brev, till [email protected] dock senast onsdagen den 4 november. Urval och intervjuer kommer att ske löpande så skicka in din ansökan redan nu. Visa mindre

Friska djur - trygga människor


Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) är en expertmyndighet med beredskapsuppdrag under Näringsdepartementet. SVA:s uppdrag är att främja djurs och människors hälsa, svensk djurhållning och vår miljö genom diagnostik, forskning, beredskap och kunskapskommunikation. Vi är cirka 370 anställda och finns på Ultunaområdet, Uppsala. 




GD-kansliet utgörs av generaldirektören och GD-sekreteraren.

Ni arbetar nära varandra och den övriga ledningsstaben, dvs de delar av organisationen som ger stöd till resten av verksamheten inom exempelvis områdena personal, ekonomi och juridik.

Arbetsuppgifter
GD-sekreterarens viktigaste roll är att ge service och stöd till generaldirektören och att skapa goda förutsättningar för GD i det dagliga arbetet med planering, administration, inkl. viss ekonomiadministration och att koordinera olika möten och resor.

I arbetsuppgifterna ligger också att kunna samordna vissa projekt, utåtriktade aktiviteter och att hantera kontakter med andra myndigheter samt internationella nätverk inom myndighetens område. Dessutom ingår att i samarbete med GD sköta planering, kallelser och utskick till ledningsgruppsmöten och vissa andra interna möten samt att skriva minnesanteckningar/protokoll vid dessa möten. Du sköter även kallelser och utskick till GD-föredragningar samt bistår i förberedelser inför GD:s medverkan i externa möten. 

Exempel på arbetsuppgifter:

- Bevaka GD:s funktionsmail och GD:s kalender, boka resor och hantera annan administration knuten till GD:s åtaganden.
- Sköta administration av möten som ingår i myndighetens styrning t ex insynsråd, verksledning, ledningsgrupp och vetenskapligt råd. I detta ingår att föra protokoll.
- Utreda vissa frågor från GD eller följa upp och hantera samordningen av sådana uppdrag.
- Medverka i förberedelser till chefsforum, föredragningar, beredningar och beslut av generaldirektören.
- Administrera remissvar.
- Kalla till och administrera komplexa möten samt i vissa fall bistå mötesdeltagarna med resebokningar m.m., samordna, planera och boka möten, agendor inklusive researrangemang.
- Bistå i arbetet med internationella nätverk och kontakter.
- Planera för konferenser, evenemang, nätverk och chefsdagar.
- Söka och samla in data, sammanställa underlag av olika slag.
- Stödja biträdande GD i planering av resor och åtaganden.
- Initiera och driva utvecklingsarbete inom ansvarsområdet.                                    

 
Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du har flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en stödjande roll mot en högre chef. Tjänsten förutsätter att du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska språket i tal och skrift.

Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta generaldirektörens dagliga arbete. Du är även uthållig och duktig på att ta initiativ och hitta lösningar. Ditt arbete kännetecknas av en hög servicekänsla och en mycket god samarbetsförmåga. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande
Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete inom offentlig sektor, gärna vid statlig myndighet. Vi ser också gärna att du har erfarenhet av och en god förmåga att utveckla, effektivisera och förbättra rutiner för att arbetet ska fungera smidigt.

Villkor
Anställningen inleds med 6 månaders provanställning. 

En anställning vid SVA kan innebära att säkerhetsprövning och registerkontroll genomförs enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Övrigt

SVA är en myndighet vilket innebär att alla meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar. Har du skyddad identitet ska du inte söka jobbet här på webben, kontakta oss istället.


Tester och arbetsprov kan förekomma i samband med rekryteringsprocessen.


All tillsvidareanställd personal är krigsplacerad inom SVA.  

Inför rekryteringsarbetet har SVA tagit en medveten aktiv ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi vill därför inte bli kontaktade av annonsförsäljare eller rekryteringsföretag. Visa mindre

VD-assistent / Executive assistant till CTC Clinical Trial Consultants, Uppsala
Är du en ansvarsfull och självgående person som trivs i en administrativ central roll som ställer höga krav på service och kvalitet? Har du tidigare arbetat som Executive assistant eller chefsassistent och söker nya utmaningar-då är detta något för dig!


Academic Resource söker för kunds räkning en Executive assistant till bolaget CTC Clinical Trial Consultants. Tjänsten är ett konsultuppdrag på heltid under 6 månader med goda möjligheter till förlängning. Detta innebär att du blir anställd som konsult hos oss på Academic Resource och arbetar ute hos kund. Start enligt överenskommelse med placering i Uppsala.


Om CTC Clinical Trial Consultants
Clinical Trial Consultants AB, CTC AB, är ett snabbt växande företag med kontor och kliniker belägna i Uppsala och Linköping. Vi utför kliniska prövningar av läkemedel och medicintekniska produkter på våra egna kliniker och i samarbete med andra kliniker på uppdrag av både industrin och akademin.
Idag är vi 70 medarbetare i Uppsala där tjänsten är placerad.


Om rollen
I rollen som Executive assistant kommer du att tillhöra administrationsgruppen som består av 6 personer. Dina övergripande arbetsuppgifter kommer omfatta framför allt avlastning av VD:n i form av dagliga administrativa uppgifter men du kommer också att följa upp interna projekt och rapportera dessa till VD och styrelse.


Exempel på arbetsuppgifter:
•Koordinera mötesbokningar, resor och events
•Dokumentation vid möten (ledningsgrupp, styrelse, projekt)
•Korrekturläsa och skriva text
•Leta och sammanställa information
•Arbeta med VD/vice VD och deras projekt – koordinera, följa upp och avrapportera
•Hantera utläggsredovisningar, etc.
•Fungera som avlastning för VD och övriga i ledningen i arbetet eller inför/vid möten, kundbesök, kick-off, kundevent mm.


Vem är du?
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av arbete i en liknande roll inom koordinering och administration såsom chefsassistent. Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbete via Sharepoint/Teams. Om du har erfarenhet av resebokningar sedan tidigare och är van vid att sätta upp rutiner kring detta så är det ett plus. Vidare har du god datorvana och intresse av att sätta dig in i nya system och program. Du behöver ha har goda kunskaper av Excel, Word och Powerpoint samt ha arbetat i Outlook. Vi har en blandad MAC/PC miljö och det är en fördel om du har erfarenhet av båda. Du är flytande i svenska och engelska både i tal och skrift.


Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper då du kommer att ha en bred roll med flera kontaktytor och som ansiktet utåt för företaget så är det viktigt att du har social kompetens och är positiv. Vidare är du en prestigelös lagspelare som gärna hjälper till och avlastar dina kollegor vid behov. För att lyckas i rollen trivs du i en dynamisk miljö med varierande arbetsuppgifter. Vidare är du självgående, strukturerad och kvalitetsmedveten och ser sig själv långsiktigt i en administrativ och koordinerande roll. Då arbetstempot i perioder kan vara högt så har du heller inga problem att prioritera och framför allt slutföra ditt arbete innan deadline .


Vi erbjuder dig
Academic Resource är rekryterings- och bemanningsföretaget för akademiker med erfarenhet. Vi har lång erfarenhet av Uthyrning, Rekrytering samt Interim Management inom tjänstesektorn. Våra affärsområden är Administration, Ekonomi & Finans, samt Life Science. Vi verkar inom tjänstesektorn och främst i Stockholm/Mälardalen.


Hos oss erbjuds du en anställning hos ett auktoriserat bemannings- och rekryteringsföretag, vilket innebär stor trygghet då du omfattas av bemanningsföretagen Almegas kollektivavtal. Som anställd på Academic Resource erbjuds du förmåner som t.ex. tjänstepension, friskvårdsbidrag och försäkringar, semester och föräldralön. Du får en engagerad konsultchef som finns tillgänglig och håller löpande kontakt med dig och kundföretagen under hela din anställning som ser till att du trivs och utvecklas på din arbetsplats. Hos oss får du möjlighet att utvecklas genom lärande på arbete såväl som i varierade roller på intressanta kundföretag. Visa mindre

Är du lösningsorienterad, vass på att planera och älskar att vara social? Följ med Sveriges största egenanställningsföretag Frilans Finans på en superspännande resa!

Frilans Finans är Sveriges största egenanställningsföretag. Sedan starten 1999 har vi gjort det möjligt för fler än 55 000 personer att fakturera utan eget företag. I början främst frilansare, men idag har vi egenanställda inom nästan alla typer av yrken. Både i och utanför Sverige.

Ditt uppdrag
Du kommer att jobba nära Stephen Schad (VD och grundare) och ha unik insyn i bolagets framfart. Du kommer att se till att VD:ns tid används effektivt och givande i organisationen. Kort sagt, du kommer vara med överallt där det händer saker i företaget. Ditt mål bör att hela tiden ligga steget före, att leverera VDn med saker han ännu inte kommit på att han ska fråga om. Att vara noggrann och serviceminded är givna egenskaper för den här tjänsten.



Du kommer att jobba med:

– Mötesbokning

– Sortering/svar av mail

– Resebokning

– Redovisning

– Mötesnotarie

– Hjälp med formatering, översättning och annat administrativt

– Se till att organisationen följer tidsplanering i ledning- och styrning

– Sammanställning av dokument inför möten, aktivitetsplaner, BSC med mera.

– Hjälpa VD att planera kommande period

– Hjälpa VD med uppföljning av initiativ

– Stödja ledningsgrupp

– Kontroll av mail till branschorganisationen

– Medlemsvärvning branschorganisationen

– Mötesplanering branschorganisationen

Din profil
Rollen VD-assistent är ett nav i bolaget, vilket gör att tjänsten vänder sig särskilt till dig som har ett socialt, skarpt och inlyssnande sinne. För att lyckas i rollen som VD-assistent har du erfarenhet från en liknande assisterande roll sedan innan. Därför har du en god förmåga att ta egna initiativ samt gillar att arbeta självständigt. Som person är det viktigt att du sprider god energi och har en positiv inställning till olika moment i vardagen. Ingen arbetsuppgift är för liten för dig och du löser eventuella problem på ett prestigelöst och flexibelt sätt. Du trivs med att arbeta med struktur och är bra på att organisera din omgivning.

Det är meriterande om du har arbetat med arbetsrätt eller på t.ex. advokatbyrå som fokuserar på arbetsrätt.



Vi ser gärna att du:

– Är noggrann

– Är stresstålig

– Trivs i en TEAL organisation och har ett genuint intresse för det

– Talar och skriver flytande svenska och engelska

– Innehar körkort

– Älskar problemlösning Visa mindre